Door Pieter Both, project manager
Volgens een recent onderzoek van KPMG is de kans dat een ICT project mislukt 100%, bij projecten met een budget van 3 miljoen Euro of meer. Bij kleinere projecten met een budget van 75 duizend Euro of minder is de kans op mislukking echter nog steeds 45%.
De meest voorkomende oorzaken waarom specifiek e-commerce projecten mislukken zijn als volgt:
- De doelstellingen van de webshop zijn niet helder voor de bouwer
- De doorlooptijd en/of de uitgaven worden overschreden
- De opgeleverde functionaliteit voldoet niet
- De werking van de oplossing als geheel is onbetrouwbaar
- De (bestaande) organisatie is niet afgestemd op de nieuwe processen van de webshop
Hoe is dit te voorkomen?
1. Stel een business plan op toegespitst op uw webshop
Uiteraard moet dit plan zoals in elk businessplan onder meer de doelstellingen, een SWOT analyse en een financiële onderbouwing bevatten. Daarnaast is het echter aan te bevelen om exact aan te geven wat voor type producten u via de webshop wilt verkopen, welke doelgroep die producten zullen gaan kopen en waarom ze wat uw onderscheidend vermogen is. Denk daarbij ook bijvoorbeeld aan de sfeer die de webshop moet uitdragen, welke betaalmethodes het beste passen bij zowel het product als de doelgroep, hoe u traffic gaat genereren etc.
2. Maak zoveel mogelijk gebruik van standaard software
Het gebruik van standaard software heeft een groot aantal voordelen ten opzichte van maatwerk:
- Aangezien meerdere bedrijven de software gebruiken zal de software reeds ‘Best practices’ bevatten zodat het wiel niet opnieuw uitgevonden hoeft te worden.
- De kans op bugs (fouten in de software) is kleiner. Aangezien meerdere klanten de software gebruiken en de kans dat zo’n bug reeds ontdekt is groot is.
- Verbeteringen in de software worden vaak binnen het licentiecontract door de leverancier doorgevoerd.
- Migratie rajecten waarbij de bestaande software wordt ‘geupgrade’ naar een verbeterde versie kunnen vaak zonder dure aanpassingen doorgevoerd worden.
- Er zullen meer gekwalificeerde mensen beschikbaar zijn die reeds bekend zijn met de software. Projecten zullen daarom makkelijker en sneller uit te voeren zijn.
3. Gebruik een bewezen project methodiek die is toegespitst op het type project
Een IT project bestaat altijd uit een analyse fase, een ontwikkel fase, een test fase en een oplever fase. Toch zijn er afhankelijk van het type IT project wel degelijk nuances te leggen. Zo heeft Eperium specifiek voor e-Commerce trajecten een project methodiek ontwikkeld die de kans dat projecten binnen de vastgestelde periode, budget en kwaliteit opgeleverd worden aanzienlijk verhoogt.
De belangrijkste aandachtspunten in deze methodiek zijn de volgende:
- De op te leveren oplossing moet zo gedetailleerd mogelijk worden beschreven. Als vuistregel hiervoor kunt u nemen dat de analyse fase 1/3 tot 2/5 van de resources van het totale project in beslag neemt.
- De implementatie fase heeft soms iets weg van een ‘black box’. Het is daarom aan te bevelen regelmatige bijeenkomsten met de leverancier te plannen, om onvoorziene issues en voortgang van het project door te nemen.
- Vaak is de oplossing relatief nieuw en zult u sommige van uw bestaande processen aan moeten passen. Het is dan ook van belang dat u zo snel mogelijk vertrouwd wordt met de oplossing. Om deze reden implementeert Eperium de webshop in onderdelen en start het eerst met dat onderdeel dat bij u de grootste impact zal hebben. Direct aansluitend geeft Eperium specifiek over het geïmplementeerde onderdeel een training.
- De periode vlak voor de oplevering is vaak een hectische tijd. Om het overzicht te behouden is het raadzaam om van een draaiboek gebruik te maken. Hierin staat van dag tot dag beschreven welke activiteiten door zowel u als door de leverancier uitgevoerd moeten worden. Onderdeel hiervan is de go / no-go bijeenkomst waarin uw belangrijkste stakeholders van het project samenkomen en met elkaar het draaiboek doorlopen om te bepalen of de oplossing van voldoende kwaliteit is en of uw organisatie klaar is voor de ‘go live’.
- Vier het moment van ‘go live’. Dit is zowel voor uw eigen mensen als die van de leverancier een moment van erkenning.
4. Evalueer het project samen met uw leverancier
De kans is groot dat u voor een leverancier hebt gekozen die nog wat langer mee moet gaan. Immers op het moment dat een webshop live is wilt u de verbeteringen die niet meer in het project pasten gaan onderbrengen in nieuwe projecten. En als de site een succes is zal het niet lang duren voordat ook andere organisatie onderdelen met wensen komen.
Kortom, het is van belang dat uw relatie met de leverancier goed blijft, maar ook dat u dezelfde fouten niet meer maakt in een volgend project. Evalueer daarom altijd het project met uw leverancier. Tenslotte leert u van het project door het binnen uw eigen organisatie met andere projecten te benchmarken, neem de leerpunten mee naar uw volgende project.
